# Huren, huurkwitanties, betalingskennisgevingen en facturen ### De huren genereren Voor elke huurovereenkomst worden de huren en de betalingskennisgevingen standaard automatisch aangemaakt op de eerste dag van de maand, tenzij u dat anders instelt. U kunt zelf bepalen op welke datum u de kennisgeving en de huur wilt laten genereren, door een aantal dagen vóór de kwitantiedatum op te geven. Deze optie stelt u in het dossier van de huurovereenkomst in. **Handmatige aanmaak van een huur** U kunt in het onderdeel “Financiën” handmatig een huur aanmaken. Voeg daarvoor een inkomst toe en kies het type “Huur”, of dupliceer een bestaande huur. Houdt u zich aan de betaaldatum en aan de huurperiodes van het voorziene schema, dan maakt het systeem geen dubbele automatische huur aan. **Kwitantiedatum, frequentie** De kwitantiedatum, of frequentie (standaard de 1e), bepaalt de huurperiode; u stelt die in het dossier van de huurovereenkomst in. Kiest u bijvoorbeeld de 1e van de maand, dan loopt de periode op de huurkwitantie van de 1e tot en met de laatste dag van de lopende maand. Kiest u de 15e van de maand, dan loopt de periode van de 15e tot en met de 14e van de volgende maand. **Aanmaakdatum van de huur** De aanmaakdatum van de huur bepaalt wanneer de bijbehorende regel in het onderdeel “Financiën” verschijnt. Kiest u bijvoorbeeld “D-6”, dan wordt de huur 6 dagen vóór de kwitantiedatum aangemaakt. Ook deze instelling doet u in het dossier van de huurovereenkomst. **Betaaldatum** De betaaldatum in het dossier van de huurovereenkomst is de datum waarop de huurder de huur moet betalen (standaard de 1e van de maand). Deze datum bepaalt of een huur achterstallig is. Het systeem markeert een huur als “Achterstallig” 7 dagen na de betaaldatum. Is de betaaldatum bijvoorbeeld de 6e, dan wordt de huur na de 13e als “Achterstallig” gemarkeerd. **Titel van het document: kennisgeving, ontvangstbewijs, kwitantie** Zodra de huur als “Betaald” is gemarkeerd, wordt het document een “Huurbewijs”. Bij een gedeeltelijke betaling wordt het document een “Ontvangstbewijs”. Dat document kan een “Kwitantie” worden zodra de verhuurder een betaling registreert die de volledige huur dekt, of zodra het saldo van de huurder nul of positief is. Elke huur kan een van de volgende statussen krijgen: - “Betaald”: de huurder heeft de huur volledig voldaan. - “In afwachting”: de huurder heeft de huur nog niet betaald, maar de vervaldatum is nog niet verstreken. - “Achterstallig”: de huurder heeft de huur niet betaald en de vervaldatum is verstreken. - “Gedeeltelijk”: de huurder heeft slechts een deel van de huur betaald. - “Verloren”: de huur is niet betaald en het is onwaarschijnlijk dat dit alsnog gebeurt. ### Huurkwitanties vooraf en achteraf De huren en de betalingskennisgevingen worden standaard vooraf gegenereerd, dus aan het begin van de periode. U bepaalt zelf wanneer u de betaling registreert en de huurkwitantie aanmaakt. Bij het aanmaken van de huurovereenkomst kunt u er ook voor kiezen de huren achteraf te laten aanmaken, dus aan het einde van de periode. U kunt bij het aanmaken van de huurovereenkomst de aanmaakdatum van de huur ook op “D+X” zetten, waarbij X het aantal dagen is. Bij een kwitantiedatum op de 1e, die een huur van de 1e tot de 31e genereert, zorgt de instelling “D+20” er bijvoorbeeld voor dat de huur 20 dagen na het begin van de periode wordt aangemaakt, dus rond de 21e. ### Factuur of huurkwitantie en nummering Bij het aanmaken van de huurovereenkomst kunt u op het tabblad “Ontvangstbewijzen” kiezen of het betalingsbewijs de aanduiding “Kwitantie” of “Factuur” krijgt. U kunt een nummering voor de facturen inschakelen. Die nummering kan zijn: - Afzonderlijk en uniek per huurovereenkomst; - Globaal voor de verhuurder. U kunt ook een voorvoegsel instellen (bijvoorbeeld FA23-); daarachter wordt automatisch een teller toegevoegd. Wijzigt u het voorvoegsel in de huurovereenkomst, dan wordt de teller opnieuw ingesteld en begint hij weer bij 1. Dat is handig wanneer u het voorvoegsel elk jaar verandert, bijvoorbeeld FA2023-, FA2024-. U kunt datum- en nummeringstags gebruiken om de opmaak van uw documentnummers te automatiseren. Bij het genereren worden die tags automatisch door hun waarde vervangen. Beschikbare tags: - **DD/MM/YYYY** → 31/12/2025 - **YYYY-MM-DD** → 2025-12-31 - **YYYY** → 2025 - **NNNN** → 0001 Voorbeeld: - Opmaak: FA-YYYY-NNNN - Resultaat: FA-2025-0001, FA-2025-0002 enzovoort.

Goed om te weten

Voor bedrijfsmatige huurovereenkomsten met btw staat de optie “Factuur” standaard aan.

De facturen worden automatisch genummerd. Wilt u met een bepaald nummer beginnen, zoek dan de laatst gegenereerde betaling op in het onderdeel “Financiën” en vul dat nummer in het daarvoor bestemde veld in. De volgende huur wordt dan met een opgehoogd nummer aangemaakt.

### Eerste huurkwitantie voor een gedeeltelijke huur, naar rato Begint uw huurovereenkomst op een andere datum dan de 1e van de maand, dan kunt u een gedeeltelijke eerste huur instellen die geen volledige maand dekt. U hebt daarvoor verschillende mogelijkheden: - U kunt dit opgeven bij het aanmaken van de huurovereenkomst door de daarvoor bestemde velden in te vullen. De gedeeltelijke huur wordt dan bij het aanmaken van de huurovereenkomst aangemaakt. - Is er al een huur aangemaakt in het onderdeel “Financiën”, dan kunt u die bewerken door de datums en de bedragen aan te passen. - Een andere mogelijkheid is handmatig een inkomst van het type “Huur” toe te voegen in het onderdeel “Financiën”. Dit is de formule om een gedeeltelijke huur te berekenen: maandhuur / aantal dagen in de maand x aantal dagen bewoning. ### Ander adres op de huurkwitantie Standaard neemt de huurder het adres van de gehuurde woning over, maar het kan gebeuren dat het adres op de huurkwitantie niet overeenkomt met dat van de verhuurde woning. Om een ander adres op te geven, doorloopt u deze stappen: ga naar het onderdeel “Huurovereenkomsten”, bewerk de betreffende huurovereenkomst, klik op het tabblad “Ontvangstbewijzen” en kies daarna “Adres voor kwitanties”. Vink het vakje aan en vul het correspondentieadres van de huurder in het juiste veld in. ### Een extra bedrag aan een huur toevoegen U kunt extra bedragen aan een huur toevoegen. Deze regels kunnen van twee soorten zijn: “Huur” of “Servicekosten”, zoals schoonmaak, parkeerplaats, belastingen en andere eenmalige betalingen. Vul hiervoor de gegevens in het onderdeel “Andere kosten” in. U kunt ze toevoegen aan een huur die al is aangemaakt in het onderdeel “Financiën”, of op het moment dat u een huurovereenkomst aanmaakt. Voegt u ze aan een huurovereenkomst toe, dan verschijnen deze betalingen op de huurovereenkomst en op alle bijbehorende huurkwitanties en betalingskennisgevingen. ### Een betaling registreren Zodra de huur is aangemaakt in het onderdeel “Financiën”, kunt u één of meer betalingen registreren, of het nu gaat om de betaling van de huurder of om toeslagen en uitkeringen die u rechtstreeks ontvangt. Gebruik daarvoor de optie “Betaling registreren” in het actiemenu aan de rechterkant. Per geregistreerde betaling of ontvangst kunt u de volgende gegevens invullen: - Het **bedrag**, - De **betaler**, - De **betaalmethode**, - De **ontvangstdatum**.

Gedeeltelijke betaling of te veel ontvangen

Wanneer de betaalde bedragen hoger zijn dan het totaal van de huur, heeft de huurder een positief saldo: er is te veel betaald. Bij een te lage betaling is het saldo negatief. Bij het registreren van de betaling kunt u een te veel betaald bedrag of een negatief saldo van de huurder doorboeken naar de lopende huur of naar de volgende huurtermijn.

De overdrachtsopties (“Saldo toepassen op de huidige betaling” en “Saldo doorboeken naar de volgende betaling”) zijn alleen beschikbaar wanneer het account van de huurder een saldo vertoont, positief of negatief.

### Het versturen van de huurkwitantie en de betalingskennisgeving #### Huurders die zijn uitgenodigd en aangemeld op Rentila Uitgenodigde huurders die toegang hebben tot Rentila, ontvangen automatisch een melding per e-mail (deze optie kunt u in- of uitschakelen in het dossier van de huurovereenkomst) zodra hun huur wordt aangemaakt in het onderdeel “Financiën”. De e-mail bevat een rechtstreekse link om het document te downloaden: de betalingskennisgeving of de huurkwitantie. Zodra de betaling in het onderdeel “Financiën” als “Betaald” is gemarkeerd, kunt u de huurkwitantie handmatig versturen met de actie “Verstuur het huurbewijs” aan de rechterkant. Het systeem verstuurt dan opnieuw de meldingsmail met de rechtstreekse downloadlink van het document. #### Huurders die niet zijn aangemeld of geen e-mailadres hebben Voor huurders die geen e-mailadres hebben of die de uitnodiging niet willen aanvaarden, kunt u: - Het document (betalingskennisgeving of huurkwitantie) in pdf-formaat downloaden en per e-mail versturen via uw eigen mailprogramma. - Het document (betalingskennisgeving of huurkwitantie) in pdf-formaat downloaden en per post versturen. ### De huurkwitantie en de betalingskennisgeving personaliseren U kunt het logo aanpassen en een handtekening toevoegen vanuit het onderdeel “Mijn account”. Hebt u meerdere verhuurders in het onderdeel “Meerdere eigenaren”, dan past u het logo en de handtekening aan in het dossier van elk profiel.

Goed om te weten

Zodra de huurder zijn huur en zijn kosten volledig heeft voldaan, is de verhuurder verplicht hem op verzoek gratis een huurkwitantie te bezorgen. Met dat document kan de huurder aantonen dat hij zijn huur regelmatig betaalt — een bewijs dat hij bijvoorbeeld nodig kan hebben voor een aanvraag van huurtoeslag.

Op de huurkwitantie moeten de volgende gegevens staan:

--- https://www.rentila.nl/support/rents-receipts-notices-invoices