Een document aanmaken
Om een document toe te voegen, volg je deze eenvoudige stappen: ga naar de sectie “Mijn documenten” en klik vervolgens op “Nieuw document”.
Per document kun je de volgende informatie invullen:
- Het type,
- De woning en het gebouw,
- De huurovereenkomst,
- De omschrijving,
- De datum,
- Activeer het delen van het document met de huurders.
De geaccepteerde bestandsformaten zijn: Word, Excel, PDF, OpenOffice en afbeeldingen (GIF, JPG, PNG).
Informatie
Om je documenten te digitaliseren, heb je twee mogelijkheden:
- Maak er een foto van, maar zorg dat je goed kadreert en dat de beeldkwaliteit voldoende is. Je kunt hiervoor ook scan-apps voor smartphones gebruiken.
- Gebruik een scanner. Een resolutie van 150 tot 200 dpi is meestal voldoende om te voorkomen dat je te grote bestanden krijgt.
Documenten delen
Je kunt ervoor kiezen om documenten met je huurders te delen.
Bij het delen van een document kun je kiezen om het te delen met:
- Alle huurders;
- Alle huurders die aan een woning zijn gekoppeld (je moet de woning selecteren);
- Alle huurders die aan een huurovereenkomst zijn gekoppeld (je moet de huurovereenkomst kiezen);
- Specifieke huurders.
Let op!
Wees zorgvuldig met de deelinstellingen om te voorkomen dat vertrouwelijke documenten met een te brede groep worden gedeeld.
