Digitale ondertekening van de inventaris
Om de ondertekenprocedure te starten, ga je naar het formulier voor het aanmaken/wijzigen van de inventaris en vervolgens naar het tabblad “Ondertekenaars”.
Controleer voordat je begint of je de e-mailadressen en mobiele nummers van alle ondertekenaars correct hebt ingevuld.
Hieronder vind je een paar eenvoudige stappen voor digitaal ondertekenen in Rentila:
- De verhuurder kan de procedure starten door op de knop “Ondertekenprocedure starten” te klikken. Er opent een venster waarin de verhuurder de handtekening kan tekenen, een sms-verificatiecode kan opvragen en deze kan invoeren. Zodra de verhuurder de ondertekenprocedure start, wordt het document vergrendeld en gemarkeerd als In afwachting van ondertekening.
- Alle huurders en borgstellers ontvangen een uitnodiging per e-mail. Zij kunnen op de link in de uitnodiging klikken en namens zichzelf ondertekenen. Hiervoor moeten zij bevestigen dat zij het document hebben gelezen, hun handtekening tekenen en een sms-verificatiecode opvragen en invoeren.
- Zodra het document door iedereen is ondertekend, wordt het afgesloten en vergrendeld. De verhuurder, huurders en borgstellers kunnen het downloaden in PDF-formaat. Een kopie van het document wordt opgeslagen in de sectie “Mijn documenten”.
Belangrijk!
Er zijn drie soorten elektronische handtekeningen: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Hoewel alle drie juridisch toelaatbaar kunnen zijn, heeft alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening het vermoeden van betrouwbaarheid.
De eenvoudige elektronische handtekening is op dit moment het meest gebruikte type. De overgrote meerderheid van elektronische handtekeningen op de markt zijn zogeheten “eenvoudige” handtekeningen, omdat ze praktischer en makkelijker in gebruik zijn.
De eenvoudige elektronische handtekening komt overeen met het eerste niveau van beveiliging en juridische erkenning van de ondertekening van een document. Het proces kan echter worden versterkt en meer juridische waarde krijgen als er een extra authenticatielaag wordt toegevoegd. Wij gebruiken een dubbele authenticatie om documenten te ondertekenen:
- Controle van een geldig e-mailadres van de ondertekenaar door het aanmaken/activeren van een Rentila-account,
- Controle van een geldig mobiel telefoonnummer door het versturen van een verificatie-sms op het moment van ondertekenen.
Om de betrouwbaarheid van onze eenvoudige handtekening aan te tonen, registreren wij onder andere het e-mailadres van de ondertekenaar, het mobiele telefoonnummer en het IP-adres van het apparaat waarmee het document is ondertekend. Het doel van deze vastlegging is om juristen bij een eventueel geschil in staat te stellen de verschillende stappen van het proces eenvoudig stap voor stap te herleiden.
De elektronische handtekening kan worden gezet via een computer of een mobiel apparaat. Elke ondertekenaar heeft een geldig e-mailadres en een persoonlijk mobiel nummer nodig om elektronisch te kunnen ondertekenen.
De handtekeningen die wij aanbieden zijn eenvoudige elektronische handtekeningen in de zin van de Europese verordening nr. 910/2014 (eIDAS), die rechtstreeks geldt in de hele Europese Unie. Raadpleeg een gekwalificeerde professional voor de juridische waarde van een handtekening in uw land en voor uw specifieke contract.
