Elektronische handtekening (oodrive Sign)
In deze sectie kun je elk extern document ondertekenen dat buiten Rentila is opgesteld.
Deze dienst wordt aangeboden in samenwerking met oodrive Sign.
Om een document te ondertekenen, volg je deze eenvoudige stappen: ga naar de sectie “Mijn documenten”, “Elektronische handtekening” en klik vervolgens op “Nieuwe handtekening”.
Per document kun je de volgende gegevens invullen:
- De omschrijving van het document
- Het type document
- De verhuurder
- De ondertekenaars (huurders, borgstellers, anderen…)
- De documenten (je kunt één of meerdere documenten toevoegen; deze worden samengevoegd tot één document)
De geaccepteerde bestandsformaten zijn: Word, Excel, PDF, Open Office, Afbeeldingen (JPG, PNG). Documenten mogen niet beveiligd zijn.
Hieronder vind je een korte handleiding met een paar eenvoudige stappen voor het proces van elektronisch ondertekenen in Rentila.
Controleer voordat je begint of je de e-mailadressen en mobiele telefoonnummers van alle ondertekenaars correct hebt ingevuld.
- De verhuurder moet de ondertekenprocedure aanmaken en de ondertekenaars en te ondertekenen documenten invoeren.
- Daarna wordt de verhuurder gevraagd om voor de ondertekenprocedure te betalen om deze te valideren.
- Er wordt een e-mailuitnodiging verstuurd naar alle ondertekenaars.
- De verhuurder kan zelf ondertekenen. Er opent een venster waarin je je handtekening kunt tekenen en/of de verificatiecode kunt invoeren die je per sms ontvangt.
- De andere ondertekenaars kunnen op de uitnodigingslink klikken om zelf te ondertekenen. Zij moeten bevestigen dat ze het document hebben gelezen, hun handtekening tekenen en/of de verificatiecode invoeren die ze per sms ontvangen.
Zodra het document is ondertekend, wordt het afgesloten en vergrendeld. De verhuurder en de huurders kunnen het daarna downloaden in PDF-formaat.
Er wordt ook een kopie van het document opgeslagen in de sectie “Mijn documenten” en op de servers van oodrive Sign.
