Addendum bij de huurovereenkomst

Met een addendum wijzigt u een lopende huurovereenkomst zonder deze opnieuw te hoeven aanmaken. Rentila maakt het bijbehorende document aan, laat het elektronisch ondertekenen door de verhuurder en de huurders en voert de wijziging op de afgesproken datum door in de huurovereenkomst.

Een addendum aanmaken

Open de betreffende huurovereenkomst en daarna het tabblad “Addenda”. Klik op “Een addendum aanmaken”. U kunt meerdere addenda aan dezelfde overeenkomst toevoegen.

Het tabblad “Algemene informatie” bevat de gegevens die voor elk addendum gelden:

• Het “Type” addendum,
• De “Datum” van ingang: op deze datum gaat de wijziging in. Deze moet na de startdatum van de huurovereenkomst liggen,
• Een “ID” of een “Referentie”: een uniek nummer, als u daarmee werkt,
• De “Reden” voor het addendum.

Loopt er al een addendum van hetzelfde type dat op dezelfde datum ingaat, dan meldt Rentila dat in plaats van een tweede aan te maken.

De wijziging invullen

Het formulier past zich aan het gekozen type aan. In alle gevallen kunt u via het veld “Bepalingen” een vrije tekst toevoegen die op het document wordt overgenomen.

• Huur en servicekosten — kies eerst het “Type wijziging”: “Huur en servicekosten”, alleen “Huur” of alleen “Kosten”. Vul daarna de “Nieuwe huur excl. servicekosten”, de “Nieuwe servicekosten” en de “Nieuwe huur (inclusief kosten)” in. De huidige bedragen van de overeenkomst staan onder elk veld.
• Looptijd van de huurovereenkomst — vul de “Nieuwe einddatum” in. De huidige einddatum wordt getoond.
• Borg — vul de “Nieuwe waarborgsom” in.
• Huurders — selecteer de “Vertrekkende huurders” uit de huurders van de overeenkomst en daarna de “Nieuwe huurders”. Met de knop “Huurder toevoegen” maakt u een huurdersfiche aan zonder het addendum te verlaten.
• Clausules en Overig — deze twee types bevatten alleen het veld “Bepalingen”.

Bewaar met “Opslaan”.

Het document controleren

Het tabblad “Voorbeeld” maakt het document op basis van uw invoer en toont het zoals het ondertekend zal worden. Met de knop “Downloaden” haalt u het op vóór de ondertekening.

Lees het op dit moment goed na: zodra de ondertekeningsprocedure gestart is, kan het document niet meer gewijzigd worden.

Het addendum ondertekenen

Ga naar het tabblad “Handtekening”. Het addendum moet vooraf opgeslagen zijn en het document ervan aangemaakt.

Controleer eerst de e-mailadressen en de mobiele nummers van de huurders: die zijn noodzakelijk en worden rechtstreeks op dit tabblad ingevuld.

Klik op “Ondertekenprocedure starten”. Het document wordt vergrendeld, krijgt de status In afwachting van ondertekening en er gaat een notificatie-e-mail naar alle ondertekenaars.

Daarna ondertekent ieder afzonderlijk:

• De verhuurder ondertekent vanaf ditzelfde tabblad, met de knop “Document ondertekenen”: hij tekent zijn handtekening, vraagt een verificatiecode aan en voert die in.
• De huurders ondertekenen vanuit hun huurdersomgeving. Voor een huurder zonder account verschijnt naast zijn naam een ondertekeningslink: met “Kopieer link” of “Link openen” geeft u die rechtstreeks door.

De verificatie gebeurt via “SMS-code” of via “WhatsApp”. Van elke ondertekenaar bewaart Rentila de datum van ondertekening, het IP-adres en het e-mailadres en telefoonnummer die voor de verificatie zijn gebruikt.

Tijdens de procedure blijven twee acties beschikbaar: “Ondertekeningsverzoeken opnieuw verzenden”, als een huurder zijn e-mail niet ontvangen heeft, en “Handtekeningprocedure opnieuw instellen”, waarmee het addendum ontgrendeld wordt en de reeds verzamelde handtekeningen gewist worden.

Zodra iedereen getekend heeft, krijgt het addendum de status Ondertekend en wordt een kopie van het document bewaard in “Mijn documenten”.

Wanneer het addendum ingaat

Een ondertekend addendum wordt niet meteen toegepast: de wijziging wordt op de ingangsdatum die u hebt ingevuld in de huurovereenkomst doorgevoerd. Dat gebeurt automatisch, elke nacht. Het addendum krijgt dan de status Toegepast.

Wat er in de huurovereenkomst wordt doorgevoerd, hangt af van het type:

• Huur en servicekosten: de huur exclusief servicekosten, de servicekosten en de totale huur van de overeenkomst worden bijgewerkt. De huren die daarna gegenereerd worden, gebruiken de nieuwe bedragen,
• Looptijd van de huurovereenkomst: de einddatum van de overeenkomst wordt bijgewerkt,
• Borg: het bedrag van de waarborgsom wordt bijgewerkt,
• Huurders: vertrekkende huurders worden van de overeenkomst gehaald en nieuwe huurders worden eraan toegevoegd,
• Clausules en Overig: deze addenda wijzigen geen enkel gegeven van de overeenkomst. Ze leveren een ondertekend document op dat bij de overeenkomst komt.

Uw addenda opvolgen

Het tabblad “Addenda” van de huurovereenkomst toont alle addenda, van het meest recente naar het oudste, met het type, de ingangsdatum, de reden en de status:

• Concept — in opmaak, nog te wijzigen,
• In afwachting van ondertekening — de procedure loopt, het document is vergrendeld,
• Ondertekend — alle ondertekenaars hebben getekend,
• Toegepast — de wijziging is in de huurovereenkomst doorgevoerd,
• Geannuleerd.

Het ondertekende document downloadt u vanuit de lijst met huurovereenkomsten, als PDF, Word of OpenOffice.

Een addendum kan alleen verwijderd worden zolang er nog geen handtekening verzameld is. Daarna stelt u eerst de handtekeningprocedure opnieuw in.