Bankkoppeling en import van bankrekeningen
In dit onderdeel kunt u een bankrekening synchroniseren en importeren.
Automatische synchronisatie van rekeningen
In dit onderdeel van de software kunt u een bankrekening en de transacties automatisch synchroniseren en importeren.
Zo gaat u te werk:
- Ga naar het onderdeel “Financiën”, “Bankimport”. Klik op de knop “Nieuwe import” of “Nieuwe synchronisatie”.
- Selecteer de eigenaar en de “Periode” van de synchronisatie: 30 dagen, 60 dagen, 90 dagen, 180 dagen of 12 maanden (standaard 90 dagen).
- U wordt doorgestuurd naar een nieuwe pagina waar u uw inloggegevens van de bank kunt invoeren en kunt inloggen op uw rekening.
- Volg de instructies, selecteer de rekeningen die u wilt synchroniseren en bevestig.
- U kunt de gekoppelde rekeningen beheren via het onderdeel “Rekeningen”.
- De transacties van de gekoppelde rekeningen worden geïmporteerd in het onderdeel “Transacties”.
Transacties koppelen
De site haalt de transacties dagelijks op; u vindt ze terug in het onderdeel “Transacties”.
Bij een match ziet u rechts een indicator met het aantal matches.
- Een groene indicator 1 voor exacte matches. Het bedrag, de datum en een trefwoord van de geïmporteerde transactie zijn identiek aan die van een al aanwezige boeking. Dankzij dit matchniveau kunt u de transactie snel bevestigen zonder iets aan te passen, omdat alle gegevens volledig overeenkomen.
- Een oranje indicator 1 voor gedeeltelijke matches. Een deel van de gegevens komt overeen (bijvoorbeeld het bedrag en de datum), maar andere details, zoals het trefwoord of de referentie, worden niet herkend. Deze situatie vraagt om een handmatige controle, om te bevestigen dat het echt om dezelfde transactie gaat of om de nodige correcties door te voeren.
- Een grijze indicator 0 als er geen enkele match is. Geen enkel gegeven van de geïmporteerde transactie komt overeen met een bestaande boeking. In dat geval kunt u een nieuwe regel aanmaken in het onderdeel “Financiën”, of de transactie opnieuw toewijzen als deze hoort bij een element dat u nog niet hebt geregistreerd.
Een match wordt als exact beschouwd wanneer het bedrag, de datums en een trefwoord van de geïmporteerde transactie overeenkomen met een al bestaande regel in “Financiën”.
Handmatig koppelen
Na de import kunt u de boekingen handmatig koppelen en toevoegen aan het onderdeel “Financiën” met een van de volgende acties:
- Bevestiging van een match. Wanneer het systeem een gelijkenis ziet tussen de geïmporteerde transactie en een bestaande onbetaalde regel in het onderdeel “Financiën”, kunt u de match direct bevestigen om de betaling als voldaan te markeren.
- Registratie van een betaling voor een bestaande regel. Als de transactie hoort bij een uitgave of inkomstenregel die al in uw administratie staat (maar nog niet is voldaan), kunt u de ontvangst invoeren om de betaalstatus bij te werken.
- Toevoeging van een nieuwe regel in “Financiën”. Als er geen match wordt gevonden, kunt u handmatig een nieuwe regel toevoegen in het onderdeel “Financiën” om de geïmporteerde transactie te verwerken.
Wanneer u een transactie bevestigt en toevoegt in “Financiën”, verschijnt een indicator Al toegevoegd. Bij een fout kunt u de al gekoppelde transacties opnieuw instellen, om ze opnieuw te verwerken.
U kunt een geïmporteerde transactie gebruiken en koppelen aan meerdere bestaande regels in het onderdeel “Financiën” (bijvoorbeeld: de huurder betaalt de eerste huur en de waarborgsom met één betaling).
Als het bedrag dat aan een factuur wordt toegewezen lager is dan het bedrag van de transactie, kan de rest worden gebruikt en gekoppeld aan een andere regel. Zodra het volledige bedrag is gebruikt en gekoppeld, wordt de transactie gemarkeerd als Al toegevoegd.
Automatisch koppelen
Wanneer een exacte match wordt gevonden voor een onbetaalde huur, koppelt het systeem de transactie automatisch en wordt de huur als betaald gemarkeerd.
Wanneer een huur automatisch wordt gekoppeld en als betaald wordt geregistreerd, stuurt de software ook een e-mailmelding naar de verhuurder.
Voorbeeld
Als de huur van januari voor een huurder, bijvoorbeeld John, met een bedrag van € 500 nog onbetaald is, en u importeert een banktransactie van 5 januari met hetzelfde bedrag (€ 500) en een duidelijke omschrijving zoals “BETALING JOHN DOE”, dan zal het systeem:
- automatisch herkennen dat het om de betaling van deze huur gaat,
- de transactie koppelen aan de bijbehorende huur,
- en de huur als betaald markeren.
Om deze automatische koppeling te laten werken, is het belangrijk dat het bedrag en de omschrijving van de transactie overeenkomen met de gegevens van de huur.
Bewaren van transacties
Banktransacties zijn werkgegevens: ze dienen om te koppelen en zijn daarna niet bedoeld om bewaard te blijven.
Bij een gesynchroniseerde rekening bepaalt de “Periode” die u op de rekening kiest zowel wat er wordt geïmporteerd als wat er wordt bewaard: oudere transacties van die rekening worden automatisch verwijderd. De langste bewaartermijn is 12 maanden.
In alle gevallen, en ongeacht de herkomst (synchronisatie of handmatige QIF- of OFX-import), worden transacties van ouder dan 24 maanden automatisch verwijderd.
Uw boekhouding blijft ongemoeid
Deze verwijdering geldt alleen voor de banktransacties. De boekingen die in “Financiën” zijn aangemaakt of voldaan, blijven staan: alleen de koppeling met de oorspronkelijke banktransactie verdwijnt. U hoeft niets opnieuw te koppelen.
Ontkoppelde rekening
Het komt af en toe voor dat de synchronisatie niet meer werkt.
Om veiligheidsredenen kan het nodig zijn om elke drie maanden opnieuw in te loggen en de rekening opnieuw te koppelen. Dit hangt af van de bank.
U kunt de rekeningen en de koppeling ook verwijderen en daarna opnieuw aanmaken.
Wordt de rekening vaak ontkoppeld?
Bij sommige banken kunt u in de onlinebankomgeving instellen hoe vaak sterke authenticatie wordt gevraagd. Stel deze in op “90 dagen”.
Als er telkens sterke authenticatie wordt vereist, is het raadzaam om bij uw bank na te vragen of dit kan worden uitgeschakeld.
Dubbele regels na een nieuwe koppeling
Na een nieuwe koppeling komt het voor dat al geïmporteerde en al gekoppelde transacties opnieuw als nieuwe regels in “Transacties” verschijnen. Dat gebeurt wanneer de bank die transacties met nieuwe kenmerken terugstuurt: het systeem kan ze dan niet als bekend herkennen.
Ook hier blijven de boekingen in “Financiën” ongemoeid: ze blijven als betaald gemarkeerd en u hoeft niets opnieuw te bevestigen. U kunt de dubbele regels in “Transacties” gewoon negeren of verwijderen.
Een gesynchroniseerde rekening verwijderen
U kunt de gekoppelde rekeningen verwijderen via het onderdeel “Rekeningen”, met de acties aan de rechterkant.
Wanneer u een rekening verwijdert, verwijdert het systeem ook de transacties.
Handmatige import
In dit onderdeel kunt u een bankafschrift in QIF- of OFX-formaat importeren en de boekingen koppelen.
- Download het bestand dat uw bank aanlevert (in QIF- of OFX-formaat).
- Klik op de knop “Nieuwe import” of “Nieuwe handmatige import”.
- Importeer het bestand in Rentila.
Na de import kunt u de boekingen koppelen. U hoeft alleen de gegevens te controleren, indien nodig het type boeking te kiezen en te bevestigen.
