Een automatiseringsregel aanmaken, bewerken of verwijderen
Een regel aanmaken
Volg deze eenvoudige stappen om een regelsjabloon aan te maken voor het automatisch toevoegen en categoriseren van transacties: ga naar het onderdeel “Bankimport”, klik op het pictogram “Automatisering” rechtsboven en klik daarna op de knop “Nieuwe regel”.
Wanneer u een regel aanmaakt, wordt elke overeenkomende transactie automatisch gecategoriseerd volgens de vooraf ingestelde criteria.
Per regel kunt u de volgende gegevens vastleggen:
- De eigenaar.
- De woning.
- De huurovereenkomst.
- Het type.
- De begunstigde.
De triggercriteria:
- Eén of meer trefwoorden.
- Het bedrag.
- De beschrijving.
- De status, actief of inactief.
Automatische verwerking
Na de import voegt het systeem de transacties die aan de vooraf ingestelde regels voldoen automatisch toe in het onderdeel “Financiën” en categoriseert het ze.
Een match wordt als exact beschouwd wanneer het bedrag, de datums en een of meer trefwoorden van de geïmporteerde transactie overeenkomen met een actieve regel.
Wanneer u een transactie bevestigt en toevoegt in “Financiën”, verschijnt een indicator “Al toegevoegd”. Bij een fout kunt u de al gekoppelde transacties opnieuw instellen, om ze opnieuw te verwerken.
Voorbeeld
Als u elke maand een EDF-factuur van € 29 ontvangt met een banktransactie met de omschrijving “PRELVT SEPA RECU D/O EDF clients ICS.FR47EBE002009 .RUM.MM9760393916780008”, kunt u een regel voor automatische herkenning aanmaken.
U kunt de regel als volgt instellen:
- Woning: Mijn woning
- Bedrag: € 29
- Type: Elektriciteit
- Trefwoorden: EDF, FR47EBE002009, MM9760393916780008
- Begunstigde: EDF
Bij de import van deze transactie:
- detecteert het systeem het trefwoord “EDF” in de omschrijving,
- categoriseert het de transactie automatisch als elektriciteitsuitgave voor de betreffende woning,
- en voegt het de transactie toe in het onderdeel Financiën voor die woning, met het vooraf ingestelde type en de begunstigde.
Om deze automatisering goed te laten werken, moeten het bedrag en de trefwoorden van de transactie overeenkomen met de criteria die in de regel zijn vastgelegd.
Waarom kan ik geen automatiseringsregels aanmaken voor inkomsten van het type huur?
Rentila past voor het beheer van huren al een eigen, specifieke automatiseringslogica toe.
Wanneer u uw banktransacties importeert, vergelijkt het systeem van Rentila automatisch de bedragen en omschrijvingen met de onbetaalde huren. Vindt het een exacte match (gelijk bedrag en een omschrijving met bijvoorbeeld de naam van de huurder), dan koppelt het de transactie automatisch aan de betreffende huur, markeert het die huur als betaald en ontvangt u een e-mailmelding.
Om dubbele boekingen, verkeerde toewijzingen en verwarring tussen deze ingebouwde automatisering en eventuele handmatige regels te voorkomen, is het aanmaken van eigen automatiseringsregels daarom niet toegestaan voor inkomsten van het type huur.
Dit garandeert een consistente verwerking van de ontvangsten en een betrouwbaardere opvolging van uw huurbetalingen.
