Een huurovereenkomst aanmaken, wijzigen en verwijderen

Een huurovereenkomst aanmaken

Om een huurovereenkomst aan te maken in Rentila, gaat u naar het onderdeel “Huurovereenkomsten” en klikt u op de knop “Nieuwe huurovereenkomst”.

Bij het aanmaken van een huurovereenkomst vult u de volgende gegevens in:

• Het type huurovereenkomst,
• Het betreffende pand,
• De duur van de huurovereenkomst,
• Het huurbedrag en de servicekosten,
• De waarborgsom,
• De huurder(s) (u kunt meerdere huurders toevoegen bij gedeelde bewoning).

Daarnaast kunt u ook invullen:

• Specifieke clausules,
• Instellingen voor de huurkwitantie,
• Verzekeringsgegevens,
• Gegevens van een garantsteller,
• Documenten toevoegen die bij de huurovereenkomst horen,

De informatie die u invult bij het aanmaken, wordt automatisch vooraf ingevuld in de bijbehorende huurovereenkomst.

Bij het aanmaken van de huurovereenkomst genereert de software automatisch in het onderdeel Financiën:

• De waarborgsom,
• De eerste huur als die naar rato is (bijvoorbeeld als de huur start op de 21e en de huur loopt van de 21e tot het einde van de maand).

Als de huurovereenkomst een eerdere ingangsdatum heeft, maakt het systeem automatisch een huurhistorie aan voor de verstreken periode. Deze huren worden aangemaakt met de status “Betaald”.

Huurkwitantie

U kunt instellen wanneer u het betaalverzoek en de huur wilt laten aanmaken door een vertraging (in dagen) toe te voegen vóór de datum van de huurkwitantie.

De datum van de huurkwitantie (standaard de 1e) bepaalt de huurperiode, en deze instelling doet u in het dossier van de huurovereenkomst. Kiest u bijvoorbeeld de 1e van de maand, dan loopt de periode op de huurkwitantie van de 1e tot de laatste dag van de maand; kiest u de 15e, dan loopt de periode van de 15e tot de 14e van de volgende maand.

De datum waarop de huur wordt aangemaakt bepaalt wanneer de regel in het onderdeel Financiën verschijnt. Kiest u bijvoorbeeld “D-6”, dan worden de huur en het betaalverzoek 6 dagen vóór de vervaldatum aangemaakt. Deze instelling doet u ook in het dossier van de huurovereenkomst.

De betaaldatum in het dossier van de huurovereenkomst is de datum waarop de huurder uiterlijk moet betalen (standaard de 1e van de maand). Deze datum wordt gebruikt om te bepalen of een huur te laat is: het systeem markeert een huur als “Te laat” 7 dagen na de betaaldatum.

Huren en betaalverzoeken voor toekomstige en verstreken periodes

Huren en betaalverzoeken worden standaard vooraf aangemaakt, dus aan het begin van de periode. U bepaalt zelf wanneer u de betaling registreert en de kwitantie maakt.

Bij het aanmaken van de huurovereenkomst kunt u er ook voor kiezen om huren achteraf aan te maken, dus aan het einde van de periode.

Titel van het document: huurkwitantie of factuur

Bij het aanmaken van de huurovereenkomst kunt u in het tabblad “Kwitantie” kiezen of het document de benaming “Huurkwitantie” of “Factuur” krijgt.

U kunt factuurnummering inschakelen. Deze nummering kan apart per huurovereenkomst zijn, of globaal voor de verhuurder. U kunt ook een prefix instellen (bijvoorbeeld “IN23-“); daarna wordt automatisch een teller toegevoegd.

Als u de prefix wijzigt in de huurovereenkomst, wordt de teller gereset en start deze weer vanaf 1. Dit is handig als u elk jaar een nieuwe prefix gebruikt, bijvoorbeeld “IN2023-” en “IN2024-“.

Een huurovereenkomst wijzigen

Wilt u een bestaande huurovereenkomst wijzigen, ga dan naar het onderdeel “Huurovereenkomsten”, klik rechts bij de betreffende huurovereenkomst op “Bewerken”, voer de wijzigingen door en klik daarna op “Opslaan”.

Let op: deze wijzigingen gelden alleen voor toekomstige betalingen. Huren die al zijn aangemaakt in het onderdeel Financiën moet u handmatig één voor één aanpassen.

Een huurovereenkomst verwijderen

Om een huurovereenkomst te verwijderen, gaat u naar het onderdeel “Huurovereenkomsten” en klikt u rechts bij de betreffende huurovereenkomst op “Verwijderen”.

Als de huurovereenkomst gekoppeld is aan een inventaris of een inspectierapport, moeten die eerst ook worden verwijderd en moet u daarna de prullenbak legen. Anders laat de software u de huurovereenkomst niet verwijderen.

Let op: door verwijderen verliest u de volledige historie van deze huurovereenkomst. Daarom is het meestal beter om huurovereenkomsten te archiveren in plaats van te verwijderen.

Sjabloon voor de huurovereenkomst

Wanneer u in Rentila een nieuwe huurovereenkomst aanmaakt, genereert de software automatisch een vooraf ingevuld contractsjabloon.

U kunt dit sjabloon bekijken in het formulier voor het aanmaken en bewerken van de huurovereenkomst.

Daarnaast kunt u het sjabloon downloaden in Word-, PDF- of OpenOffice-formaat via het onderdeel “Huurovereenkomsten”, in de kolom “Sjablonen” aan de rechterkant.

De verhuurder en huurder kunnen de huurovereenkomst op twee manieren ondertekenen:

• Via een digitale handtekening in hun Rentila-omgeving;
• Of door het document te printen en op papier te ondertekenen.