Een huurovereenkomst aanmaken, bewerken of verwijderen

Een huurovereenkomst aanmaken

Om een huurovereenkomst aan te maken in Rentila, volgt u deze stappen: ga naar het onderdeel “Huurovereenkomsten” en klik daarna op de knop “Nieuwe huurovereenkomst”.

Bij het aanmaken van een huurovereenkomst vult u deze essentiële gegevens in:

• Het type verhuur,
• De betreffende woning,
• De duur van de huurovereenkomst,
• De huur en de servicekosten,
• De borg,
• De huurders (u kunt meerdere huurders toevoegen bij gedeelde verhuur).

Daarnaast kunt u ook invullen:

• De bijzondere clausules,
• De instellingen voor de huurkwitantie,
• De verzekeringsgegevens,
• De gegevens van de borgsteller,
• Documenten toevoegen die bij de huurovereenkomst horen,

De gegevens die u bij het aanmaken invult, worden automatisch vooraf ingevuld in de bijbehorende huurovereenkomst.

Bij het aanmaken van de huurovereenkomst maakt de software automatisch het volgende aan in het onderdeel Financiën:

• De borg,
• De eerste huur als die naar rato is (bijvoorbeeld wanneer de verhuur op de 21e begint en de huur de periode van de 21e tot het einde van de maand moet dekken).

Heeft de huurovereenkomst een ingangsdatum in het verleden, dan maakt het systeem automatisch een huurhistorie aan voor de verstreken periode. Deze huren worden aangemaakt met de status “Betaald”.

Huurkwitantie

U kunt instellen op welke datum u de betalingskennisgeving en de betaling wilt laten aanmaken, door een aantal dagen vertraging op te geven vóór de datum van kwitantie.

De datum van kwitantie (standaard de 1e) bepaalt de huurperiode, en die stelt u in het dossier van de huurovereenkomst in. Kiest u bijvoorbeeld de 1e van de maand, dan loopt de periode op de huurkwitantie van de 1e tot de laatste dag van die maand. Kiest u de 15e, dan loopt de periode van de 15e tot de 14e van de volgende maand.

De datum waarop de huur wordt aangemaakt, bepaalt wanneer de bijbehorende regel in het onderdeel Financiën verschijnt. Kiest u bijvoorbeeld “D-6”, dan wordt de huur 6 dagen vóór de datum van kwitantie aangemaakt. Ook die instelling doet u in het dossier van de huurovereenkomst.

De betaaldatum in het dossier van de huurovereenkomst geeft aan wanneer de huurder de huur moet betalen (standaard de 1e van de maand). Aan de hand van die datum bepaalt het systeem of een huur achterstallig is: een huur wordt 7 dagen na de betaaldatum als “Achterstallig” gemarkeerd. Is de betaaldatum bijvoorbeeld de 6e, dan krijgt de huur na de 13e de status “Achterstallig”.

Huren vooraf of achteraf

Huren en betalingskennisgevingen worden standaard vooraf aangemaakt, dus aan het begin van de periode. U bepaalt zelf wanneer u de betaling registreert en de kwitantie maakt.

Bij het aanmaken van de huurovereenkomst kunt u er ook voor kiezen om de huren achteraf aan te maken, dus aan het einde van de periode.

Titel van het document: kwitantie of factuur

Bij het aanmaken van de huurovereenkomst kunt u in het tabblad “Kwitantie” kiezen of het betaalbewijs de benaming “Kwitantie” of “Factuur” krijgt.

U kunt een nummering voor de facturen inschakelen. Die nummering kan apart zijn per huurovereenkomst, of globaal voor de eigenaar. U kunt ook een voorvoegsel instellen (bijvoorbeeld “FA23-”); daarna wordt automatisch een teller toegevoegd.

Wijzigt u het voorvoegsel in de huurovereenkomst, dan wordt de teller gereset en begint die weer bij 1. Dat is handig wanneer u elk jaar een ander voorvoegsel gebruikt, bijvoorbeeld “FA2023-” en “FA2024-”.

Een huurovereenkomst bewerken

Wilt u een bestaande huurovereenkomst wijzigen, ga dan naar het onderdeel “Huurovereenkomsten”, klik rechts bij de betreffende huurovereenkomst op de actie “Bewerken”, voer de nodige wijzigingen door en klik daarna op “Opslaan”.

Let op: deze wijzigingen gelden alleen voor toekomstige betalingen. Huren die al zijn aangemaakt in het onderdeel Financiën moet u handmatig één voor één aanpassen.

Een huurovereenkomst verwijderen

Om een huurovereenkomst te verwijderen, gaat u naar het onderdeel “Huurovereenkomsten” en klikt u rechts bij de betreffende huurovereenkomst op de actie “Verwijderen”.

Is de huurovereenkomst gekoppeld aan een inspectie of een inventaris, dan moet u die eerst ook verwijderen en daarna de prullenbak legen. Anders laat de software u de huurovereenkomst niet verwijderen.

Let op: door deze actie gaat de volledige geschiedenis van deze huurovereenkomst verloren. Daarom is het meestal beter om huurovereenkomsten te archiveren in plaats van ze te verwijderen.

Sjabloon voor de huurovereenkomst

Wanneer u in Rentila een nieuwe huurovereenkomst aanmaakt, genereert de software automatisch een vooraf ingevuld contractsjabloon.

U kunt dit sjabloon bekijken in het formulier voor het aanmaken en bewerken van de huurovereenkomst.

Daarnaast kunt u het downloaden in Word-, PDF- of OpenOffice-formaat via het onderdeel “Huurovereenkomsten”, in de kolom “Sjablonen” aan de rechterkant.

De verhuurder en de huurder kunnen deze huurovereenkomst op twee manieren ondertekenen:

• Via een digitale handtekening in hun Rentila-omgeving;
• Of door het document te printen en op papier te ondertekenen.