E-handtekening van de huurovereenkomst
Om de ondertekenprocedure te starten, gaat u naar het formulier voor het aanmaken of bewerken van de huurovereenkomst en daarna naar het tabblad “Ondertekenaars”.
Controleer voordat u begint of u de e-mailadressen en de mobiele nummers van alle ondertekenaars correct hebt ingevuld.
Hieronder vindt u in enkele eenvoudige stappen het verloop van een digitale ondertekening op Rentila:
- De verhuurder start de procedure door op de knop “Ondertekenprocedure starten” te klikken. Er opent een venster waarin hij zijn handtekening kan tekenen en een verificatiecode per sms kan aanvragen en invoeren. Zodra de verhuurder de ondertekenprocedure heeft gestart, wordt het document vergrendeld en gemarkeerd als In afwachting van ondertekening.
- Alle huurders en borgstellers krijgen een uitnodiging per e-mail. Zij kunnen op de uitnodigingslink klikken en van hun kant ondertekenen. Daarbij moeten zij bevestigen dat zij kennis hebben genomen van het contract, hun handtekening tekenen en een verificatiecode per sms aanvragen en invoeren.
- Zodra het document ondertekend is, wordt het afgesloten en vergrendeld. De verhuurder, de huurders en de borgstellers kunnen het in PDF-formaat downloaden. Er wordt een kopie van het document bewaard in het onderdeel “Mijn documenten”.
Het handtekeningcertificaat
Zodra het document ondertekend is, kunt u het “Handtekeningcertificaat” vanaf dezelfde pagina downloaden. Het vormt het bewijs van de ondertekening en bevat:
- De “Ondertekenaars”: “Volledige naam”, “E-mailadres” en “Telefoonnummer” van elk van hen,
- De gebruikte “Authenticatiemodus” en het “Authenticatieniveau”,
- Per ondertekenaar de datum van ondertekening, het “IP-adres” van waaruit hij getekend heeft en de “Code-hash (sha256)” van de ontvangen verificatiecode,
- Een “Gekwalificeerde tijdstempel · bewijskracht” en het door Rentila aangebrachte elektronische zegel.
Er zijn drie formaten: “Download als Adobe PDF”, “ZIP-archief” (het certificaat samen met het XML-bewijs) en “Bestand XML” (alleen het bewijs).
Borgsteller van het type persoon
Staat er in de huurovereenkomst een borgsteller van het type “Persoon” die aan een huurder gekoppeld is, dan maakt die automatisch deel uit van de elektronische ondertekenprocedure. Deze borgsteller ondertekent het specifieke document dat voor hem bestemd is: de borgstellingsovereenkomst.
Borgstellers van het type “Bedrijf” of van elk ander type dat geen natuurlijke persoon is, worden daarentegen niet in deze ondertekenprocedure opgenomen.
Belangrijk!
Er bestaan drie soorten elektronische handtekeningen: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Alle drie kunnen juridisch worden aanvaard, maar alleen de gekwalificeerde elektronische handtekening geniet het vermoeden van betrouwbaarheid.
De eenvoudige elektronische handtekening is vandaag het meest gebruikte type. De overgrote meerderheid van de handtekeningen op de markt zijn zogeheten eenvoudige handtekeningen, omdat ze praktischer en makkelijker in gebruik zijn.
De handtekeningen die wij aanbieden, zijn eenvoudige elektronische handtekeningen in de zin van de Europese verordening nr. 910/2014 (eIDAS), die rechtstreeks geldt in de hele Europese Unie.
De eenvoudige elektronische handtekening komt overeen met het eerste niveau van beveiliging en juridische erkenning van de ondertekening van een document. Het proces kan wel worden versterkt en meer juridische waarde krijgen door er een extra authenticatielaag aan toe te voegen. Wij gebruiken een dubbele authenticatie om documenten te ondertekenen:
- controle van het e-mailadres van de ondertekenaar via het aanmaken of activeren van een Rentila-account,
- controle van een geldig mobiel nummer via een verificatie-sms op het moment van ondertekenen.
Om de betrouwbaarheid van onze eenvoudige handtekening aan te tonen, leggen wij onder meer het e-mailadres van de ondertekenaar, het mobiele nummer en het IP-adres van het toestel waarmee is ondertekend vast. Zo kunnen juristen bij een eventueel geschil de verschillende stappen van het proces eenvoudig herleiden.
Bij een eenvoudige handtekening is het aan de ondertekenaar en aan de organisatie die de ondertekenprocedure heeft uitgevoerd om aan te tonen dat het gebruikte procedé betrouwbaar is.
De elektronische handtekening wordt gezet vanaf een computer, een tablet of een mobiel toestel. Elke ondertekenaar heeft daarvoor alleen een eigen e-mailadres en een persoonlijk mobiel nummer nodig. Raadpleeg een gekwalificeerde professional voor de juridische waarde van een handtekening in uw land en voor uw specifieke contract.
