Een huurder aanmaken, bewerken en verwijderen
Een huurder aanmaken
Om een huurder toe te voegen, volg je deze eenvoudige stappen: ga naar de sectie “Huurders” en klik vervolgens op “Nieuwe huurder”.
Per huurder kun je de volgende informatie invullen:
- Het type huurder.
- Achternaam en voornaam of de naam van het bedrijf.
- E-mailadres (als je je huurder wilt uitnodigen).
- Adres en andere contactgegevens.
- Werk- en inkomensgegevens.
- Informatie over borgstellers.
- Bankgegevens.
- Mogelijkheid om documenten toe te voegen.
Een deel van deze gegevens wordt gebruikt in vooraf ingevulde contracten.
Huurders importeren
Je kunt meerdere huurders importeren met een bestand in CSV-, Excel- of OpenOffice-formaat. Gebruik hiervoor de volgende sjablonen:
Je huurder uitnodigen
Je kunt je huurder toegang geven tot de software, zodat hij/zij de huurdersomgeving kan gebruiken, huurkwitanties kan downloaden en het eigen account kan beheren.
Als je je huurder toegang wilt geven, volg je deze stappen:
- Maak het huurdersprofiel aan.
- Vul het e-mailadres van de huurder in (een uniek e-mailadres per huurder) en activeer de uitnodiging.
- Sla het huurdersprofiel op.
- De huurder ontvangt een uitnodiging per e-mail.
- De huurder klikt op de uitnodigingslink, bevestigt het account en maakt een wachtwoord aan.
Let op: het uitnodigen van de huurder is niet verplicht en je kunt dit ook later doen. Voor elke huurder verschijnt in de sectie “Huurders” een link “Uitnodigen”. Deze link blijft actief zolang de uitnodiging niet is geaccepteerd; daarna verdwijnt hij.
Zodra de huurder toegang heeft tot de eigen omgeving, kan hij/zij de volgende informatie bekijken:
- Kwitantie en betaalberichten
- De contactgegevens van de verhuurder
- De gegevens van de huurovereenkomst
- De gedeelde documenten
- De taken die bij de huurovereenkomst horen
- De interventies die bij de huurovereenkomst horen
- De berichten tussen huurder en verhuurder
Waarom toegang geven tot het huurdersaccount?
Vanwege de Europese regels voor bescherming van persoonsgegevens (AVG/GDPR), die op 25 mei 2018 van kracht zijn geworden, is het belangrijk om gebruikers—in dit geval huurders—te informeren over het gebruik van hun gegevens. Zij moeten doorgaans toestemming geven voor de verwerking van hun gegevens, toegang hebben tot hun gegevens en/of de mogelijkheid hebben om bezwaar te maken.
Als de huurder om toegang vraagt, zijn wij wettelijk verplicht om toegang te geven tot het platform.
De verhuurder heeft daarnaast ook een wettelijke verplichting om bepaalde bewijzen en documenten aan de huurder te kunnen verstrekken, ook na het einde van de huur.
Borgstellers
Per huurder kun je één of meerdere borgstellers toevoegen via het tabblad “Borgstellers”. De gegevens van borgstellers worden opgenomen in de vooraf ingevulde contractsjablonen en in de borgstellingsovereenkomst. De gegevens van borgstellers worden ook opgeslagen in de sectie “Contacten”.
Een huurder bewerken
Als je een bestaande huurder wilt bewerken, ga je naar de sectie “Huurders”, klik je rechts van de betreffende huurder op de actie “Bewerken”, voer je de gewenste wijzigingen door en klik je daarna op “Opslaan”.
Het e-mailadres van de huurder wijzigen
Je kunt het e-mailadres van een huurder die al is ingelogd (die je uitnodiging al heeft geaccepteerd) niet wijzigen. Zodra het account is bevestigd, wordt het e-mailadres de unieke inloggegevens. Alleen de huurder kan dit vanuit zijn/haar account wijzigen, of je kunt dit aanvragen via Rentila support.
Een huurder verwijderen
Om een huurder te verwijderen, ga je naar de sectie “Huurders” en klik je rechts van de betreffende huurder op de actie “Verwijderen”.
Als de huurder gekoppeld is aan een huurovereenkomst, een inspectierapport of een inventarislijst, moeten deze eerst ook worden verwijderd en moet daarna de prullenbak worden geleegd. Anders laat de software niet toe dat je de huurder verwijdert.
Let op: met deze actie gaat de volledige geschiedenis van de huurder verloren. Daarom is het meestal beter om huurders te archiveren in plaats van ze te verwijderen.
