Een huurder aanmaken, bewerken of verwijderen
Een huurder aanmaken
Om een huurder toe te voegen, volgt u deze eenvoudige stappen: ga naar het onderdeel “Huurders” en klik daarna op “Nieuwe huurder”.
Per huurder kunt u de volgende informatie invullen:
- Het type huurder.
- De volledige naam of de naam van het bedrijf.
- Het e-mailadres (als u uw huurder wilt uitnodigen).
- Het adres en de overige contactgegevens.
- De beroepsgegevens.
- Gegevens over de borgstellers.
- De bankgegevens.
- De mogelijkheid om documenten toe te voegen.
Een deel van deze gegevens komt terug in de vooraf ingevulde contracten.
Huurders importeren
U kunt meerdere huurders importeren met een bestand in CSV-, Excel- of Open Office-formaat. Gebruik hiervoor de volgende sjablonen:
Uw huurder uitnodigen
U kunt uw huurder toegang geven tot de software, zodat hij of zij bij de huurdersomgeving kan, de eigen kwitanties kan downloaden en het eigen account kan beheren.
Wilt u uw huurder toegang geven, volg dan deze stappen:
- Maak de huurdergegevens aan.
- Vul het e-mailadres van de huurder in (één uniek adres per huurder) en zet de uitnodiging aan.
- Sla de huurdergegevens op.
- De huurder ontvangt een uitnodiging per e-mail.
- De huurder klikt op de uitnodigingslink, bevestigt het account en maakt een wachtwoord aan.
Let op: het uitnodigen van de huurder is niet verplicht en u kunt het ook later doen. In het onderdeel “Huurders” staat bij elke huurder een link “Uitnodigen”. Die link blijft actief zolang de uitnodiging niet is aanvaard, en verdwijnt daarna.
Zodra de huurder toegang heeft tot de eigen omgeving, kan hij of zij de volgende informatie inzien:
- De kwitanties en betalingskennisgevingen
- De contactgegevens van de eigenaar
- De details van de huurovereenkomst
- De gedeelde documenten
- De taken die bij de huurovereenkomst horen
- Het onderhoud dat bij de huurovereenkomst hoort
- De berichten tussen de huurder en de eigenaar
Waarom toegang geven tot het huurdersaccount?
Vanwege de Europese verordening voor de bescherming van persoonsgegevens (AVG), die op 25 mei 2018 van kracht werd, is het belangrijk om gebruikers — in dit geval de huurders — te informeren over het gebruik van hun gegevens. Zij moeten doorgaans toestemming geven voor de verwerking van hun gegevens, daar toegang toe hebben of de mogelijkheid hebben er bezwaar tegen te maken.
Vraagt de huurder om toegang, dan zijn wij wettelijk verplicht die toegang tot het platform te verlenen.
De verhuurder heeft daarnaast de wettelijke plicht om bepaalde bewijsstukken en documenten aan de huurder te verstrekken, ook na diens vertrek.
Borgstellers
Per huurder kunt u één of meer borgstellers toevoegen via het tabblad “Borgstellers”. De gegevens van de borgstellers worden opgenomen in de vooraf ingevulde contractsjablonen en in de borgstellingsovereenkomst. Die gegevens worden ook bewaard in het onderdeel “Contacten”.
Een huurder bewerken
Wilt u een bestaande huurder wijzigen, ga dan naar het onderdeel “Huurders”, klik rechts bij de betreffende huurder op de actie “Bewerken”, voer de nodige wijzigingen door en klik daarna op “Opslaan”.
Let op: een wijziging van de naam van de huurder geldt alleen voor toekomstige betalingen. Huren die al zijn aangemaakt in het onderdeel “Financiën” moet u handmatig één voor één aanpassen, want daarop blijft de oude naam staan.
Het e-mailadres van een verbonden huurder wijzigen
Het e-mailadres van een verbonden huurder, dus een huurder die uw uitnodiging heeft aanvaard, is zijn inlognaam. Daarom is het veld “E-mail” in de huurdergegevens vergrendeld en gemarkeerd met een slotje.
Heeft uw huurder geen toegang meer tot dat adres, dan kunt u het zelf vervangen:
- Open de huurdergegevens: onderdeel “Huurders”, actie “Bewerken”.
- Klik op de knop “Ontgrendelen”, rechts van het veld “E-mail”.
- Bevestig de waarschuwing: het e-mailadres van de huurder is zijn gebruikersnaam, elke wijziging zal deze identificatiecode bijwerken en de huurder zal hiervan op de hoogte worden gesteld.
- Voer het nieuwe adres in en klik op “Opslaan”.
De huurder behoudt zijn wachtwoord en zijn volledige geschiedenis: hij logt gewoon in met het nieuwe adres. Naar zijn oude adres gaat een e-mail “Wijziging inloggegevens” die hem over de wijziging informeert.
De huurder kan die wijziging ook zelf vanuit het eigen account doorvoeren, bij zijn inloggegevens.
Voordat u het e-mailadres wijzigt
Geef het nieuwe adres door aan uw huurder: de melding gaat naar zijn oude adres en vermeldt het nieuwe niet.
Het adres moet uniek blijven binnen uw huurders. Gebruikt een andere huurder van u het al, dan kunnen de huurdergegevens niet worden opgeslagen.
Huurt uw huurder met hetzelfde adres ook bij een andere verhuurder op Rentila, dan geldt een wijziging vanuit uw account alleen voor uw gegevens: zijn twee huurovereenkomsten verschijnen dan niet meer samen in dezelfde huurdersomgeving.
Een huurder verwijderen
Om een huurder te verwijderen, gaat u naar het onderdeel “Huurders” en klikt u rechts bij de betreffende huurder op de actie “Verwijderen”.
Is de huurder gekoppeld aan een huurovereenkomst, een inspectie of een inventaris, dan moet u die eerst ook verwijderen en daarna de prullenbak legen. Anders laat de software u de huurder niet verwijderen.
Let op: door deze actie gaat de volledige geschiedenis van deze huurder verloren. Daarom is het meestal beter om huurders te archiveren in plaats van ze te verwijderen.
