Afrekening servicekosten met de huurder

Na de afrekening maakt het systeem een regel aan in het onderdeel Financiën, afhankelijk van het resultaat:

• Een inkomstenregel, als de huurder te weinig heeft betaald (u kunt het verschil innen),
• Een uitgave, als de werkelijke kosten lager waren dan het bedrag dat (via voorschotten) door de huurder is betaald.

Als de voorschotten hoger zijn dan de werkelijke kosten, moet de verhuurder het teveel terugbetalen aan de huurder; anders vraagt u een bijbetaling.

Het bedrag aan servicekosten dat u aan de huurder doorbelast, moet u kunnen onderbouwen.

Doorbelastbare uitgaven die meetellen

Allereerst is het belangrijk om de doorbelastbare uitgaven in het onderdeel “Financiën” vast te leggen. Dit doet u door één of meerdere uitgaven aan te maken van het type “Doorbelastbare kosten”.

Bij het aanmaken van een doorbelastbare kostenregel kunt u de volgende elementen invullen:

• Het door te belasten bedrag voor de huurder,
• De periode,
• Verdeelregels (als u in uw gebouwen specifieke verdeelregels heeft ingesteld)

De verdeelregels die per gebouw zijn ingesteld, worden gebruikt bij de berekening van de afrekening. Gemeenschappelijke kosten die bij een gebouw horen, worden volgens deze regels verdeeld en meegenomen in de berekening.

Dit is de lijst van uitgaven die in de berekening worden meegenomen:

• Nutsvoorzieningen
• Algemeen onderhoud
• Onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes
• Tuin-/groenonderhoud
• Voorzieningen
• Beveiliging

Inkomsten die meetellen

Dit is de lijst van inkomsten die worden meegenomen in de afrekening:

• De servicekosten die zijn opgenomen in huur-inkomsten
• Inkomsten van het type servicekosten huurder

Hoe berekent u de afrekening van servicekosten?

Voor een correcte afrekening is het belangrijk dat u per uitgave van het type “doorbelastbare kosten” het door te belasten bedrag, de periode en het gekoppelde pand of de huurovereenkomst correct invult.

Als het pand in een VvE/mede-eigendom valt en u ontvangt de jaarlijkse eindafrekening met (onder andere) servicekosten, maak dan een nieuwe uitgave aan van het type ‘Beheer: eindafrekening: doorbelastbare/servicekosten’ en vul het door te belasten bedrag in. Als u de servicekosten gedurende het jaar al heeft vastgelegd, vink dan ‘bedrag alleen ter informatie’ aan om dubbelingen te voorkomen in het onderdeel “Financiën”.

Om een servicekostenafrekening te maken:

1. Ga naar het onderdeel “Tools” en kies “Uitgaven afrekenen” (in het hoofdmenu links), of gebruik de acties rechts in het onderdeel “Huurovereenkomsten”.
2. Vul de periode in en klik op “Doorgaan”.
3. Controleer in de volgende stap het bedrag en de details van de afrekening en klik daarna op “Bevestigen”.
4. De afrekening (met het bedrag en een document met de berekening) wordt opgeslagen en verschijnt vervolgens in het onderdeel “Financiën”.

De website houdt rekening met de servicekosten die de huurder in de gekozen periode heeft betaald (bedrag dat in de huurovereenkomst staat) én met de doorbelastbare kosten waarvan u de bedragen in “Financiën” heeft ingevoerd. Vervolgens berekent het systeem het verschil en maakt het een inkomstenregel of uitgave aan, afhankelijk van de uitkomst.

Als u het bedrag wilt aanpassen (bijvoorbeeld bij een fout), klikt u op het pictogram “Bewerken” in het onderdeel “Financiën” en corrigeert u het bedrag.

Bij een fout kunt u ook de regel die in het onderdeel “Financiën” is aangemaakt verwijderen en de berekening opnieuw uitvoeren.