Servicekostenafrekening
De servicekostenafrekening moet minstens één keer per jaar worden gemaakt, door twee bedragen te vergelijken:
- het totaal van de voorschotten die de huurders hebben betaald,
- met de werkelijke uitgaven van de eigenaar in de loop van het jaar.
Zijn de voorschotten hoger dan de werkelijke uitgaven, dan betaalt de eigenaar het te veel betaalde terug aan de huurder; in het omgekeerde geval vraagt hij een bijbetaling.
Het bedrag aan kosten dat de verhuurder doorbelast, moet onderbouwd zijn.
De doorbelastbare uitgaven die meetellen in de berekening
Om te beginnen is het essentieel dat u de doorbelastbare uitgaven vastlegt in het onderdeel “Financiën”. Maak daarvoor één of meer uitgaven aan van het type “Charge récupérable” (doorbelastbare kosten).
Bij het aanmaken van een doorbelastbare kostenpost kunt u de volgende gegevens invullen:
- Het terugvorderbare bedrag bij de huurder,
- De periode,
- De verdelingssleutel (als u in uw gebouwen bijzondere sleutels heeft ingesteld)
De verdelingsregels (algemene aandelen of specifieke sleutels) die per gebouw zijn ingesteld, worden gebruikt bij de berekening van de servicekostenafrekening. Gemeenschappelijke uitgaven die bij een gebouw horen, worden volgens die regels verdeeld en in de berekening meegenomen.
Dit is de lijst van uitgaven die in de berekening worden meegenomen:
- “Syndic : Provisions pour charge” — voorschotten voor kosten van de beheerder
- “Syndic : Arrêté des comptes : Charges récupérables” — eindafrekening van de beheerder, doorbelastbare kosten
- “Charge récupérable : Entretien de l’immeuble et des équipements” — onderhoud van het gebouw en de voorzieningen
- “Charge récupérable : Consommations communes” — gemeenschappelijk verbruik
- “Charge récupérable : Consommations personnelles” — persoonlijk verbruik
- “Charge récupérable : Taxe d’enlèvement des ordures ménagères” — afvalheffing
- “Charge récupérable : Autres” — overige doorbelastbare kosten
- Elke andere uitgave die is aangevinkt als Verrekenbaar.
De inkomsten die meetellen in de berekening
Dit is de lijst van inkomsten die in de afrekening worden meegenomen:
- De servicekosten die zijn opgenomen in de inkomsten van het type “Huur”
- “Paiement du locataire : Charges locatives” — betaling van de huurder voor de servicekosten
- “Paiement du locataire : Taxe d’enlèvement des ordures ménagères” — betaling van de huurder voor de afvalheffing
- “Paiement du locataire : Taxe foncière” — betaling van de huurder voor de onroerendezaakbelasting
Hoe berekent u de servicekostenafrekening?
Voor een nauwkeurige afrekening is het cruciaal dat u per uitgave van het type “Charge récupérable” het terugvorderbare bedrag, de periode en de gekoppelde woning of huurovereenkomst goed invult.
Ligt de woning in een mede-eigendom en ontvangt u de jaarlijkse eindafrekening met daarin het bedrag aan doorbelastbare kosten, maak dan een nieuwe uitgave aan van het type “Syndic : Arrêté des comptes : Charges récupérables” en vul het terugvorderbare bedrag in. Heeft u de voorlopige kosten in de loop van het jaar al vastgelegd, vink dan het vakje “Bedrag ter informatie” aan om dubbeltellingen in het onderdeel “Financiën” te voorkomen.
Om een servicekostenafrekening te maken:
- Ga naar het onderdeel “Hulpmiddelen” en kies “Servicekostenafrekening” (in het hoofdmenu links), of gebruik de acties rechts in het onderdeel “Huurovereenkomsten”.
- Vul de periode in en klik daarna op “Doorgaan”.
- Controleer in de volgende stap het bedrag en de details van de afrekening en klik daarna op de knop “Bevestigen”.
- De afrekening — het bedrag plus een document met de details van de verrichtingen — wordt opgeslagen in de database en verschijnt in het onderdeel “Financiën”.
De site houdt rekening met de voorschotten op de servicekosten die de huurder voor de gekozen periode heeft betaald (het bedrag dat in de huurovereenkomst staat) en met de doorbelastbare kosten waarvan u de bedragen in het onderdeel “Financiën” heeft ingevoerd. Vervolgens berekent de site het verschil en maakt hij een inkomsten- of uitgavenpost aan, afhankelijk van de uitkomst.
Voorbeeld
Stel dat de huurder in 2013 elke maand 50 EUR aan servicekosten heeft betaald. Voor dat jaar heeft hij u dus (12 maanden) x 50 EUR aan voorschotten betaald, in totaal 600 EUR.
Voor 2013 heeft u in het onderdeel “Financiën” echter uitgaven van het type “Charge récupérable” vastgelegd voor een totaalbedrag van 700 EUR (servicekosten, de afvalheffing enz.).
De site berekent dan het verschil tussen de betaalde voorschotten en de werkelijke kosten over 2013, wat een inkomstenpost van 100 EUR oplevert (te betalen door de huurder).
Moet u het bedrag aanpassen na een fout of om een andere reden, klik dan op het pictogram “Bewerken” in het onderdeel “Financiën” en corrigeer het bedrag.
Bij een fout kunt u ook de regel verwijderen die in het onderdeel “Financiën” is aangemaakt en de berekening opnieuw uitvoeren.
