Huren, facturen en betaalberichten

Huur aanmaken

Voor elke huurovereenkomst worden huurregels en betaalberichten standaard automatisch aangemaakt op de eerste dag van de maand, tenzij je iets anders instelt. Je kunt in het huurdossier aangeven op welke datum je wilt dat het betaalbericht en de huur worden gegenereerd, door een aantal dagen vóór de datum van de huurkwitantie in te stellen.

Huurperiode

De huurperiode (standaard de 1e) bepaalt de periode van de huurovereenkomst en stel je in het huurdossier in. Kies je bijvoorbeeld de 1e van de maand, dan loopt de periode op de huurkwitantie van de 1e tot en met de laatste dag van die maand. Kies je de 15e, dan loopt de periode van de 15e tot en met de 14e van de volgende maand.

Datum waarop de huur wordt aangemaakt

De aanmaakdatum van de huur bepaalt wanneer de regel in de sectie Financiën verschijnt. Kies je bijvoorbeeld D-6, dan worden de betalingen en het betaalbericht 6 dagen vóór de vervaldatum gegenereerd. Dit stel je ook in het huurdossier in.

Betaaldatum

De betaaldatum in het huurdossier is de datum waarop de huurder uiterlijk moet betalen (standaard de 1e van de maand). Deze datum bepaalt of een huur als te laat wordt gemarkeerd. Het systeem markeert een huur als “Te laat” 7 dagen na de betaaldatum. Bijvoorbeeld: als de betaaldatum de 6e is, wordt de huur na de 13e als “Te laat” gemarkeerd.

Documenttitel: betaalbericht, huurkwitantie en factuur

Zodra de huur als “Betaald” is gemarkeerd, wordt het document een “Huurkwitantie”.

Bij een gedeeltelijke betaling wordt het document een “Ontvangstbewijs”. Dit document kan worden omgezet naar een “Huurfactuur” als de verhuurder een betaling registreert die de volledige huur dekt, of als het saldo van de huurder nul of positief is.

Elke huur kan één van de volgende statussen hebben:

• Betaald: De huurder heeft de huur volledig betaald.
• In behandeling: De huurder heeft nog niet betaald, maar de betaaldatum is nog niet verstreken.
• Te laat: De huurder heeft niet betaald en de betaaldatum is verstreken.
• Gedeeltelijk: De huurder heeft slechts een deel van de huur betaald.
• Oninbaar: De huur is niet betaald en het is onwaarschijnlijk dat dit nog gebeurt.

Huur vooraf of achteraf

Huren en betaalberichten worden standaard vooraf gegenereerd, dus aan het begin van de periode. Jij bepaalt wanneer je de betaling registreert en de huurkwitantie aanmaakt.

Bij het aanmaken van de huurovereenkomst kun je er ook voor kiezen om huren achteraf te genereren, dus aan het einde van de periode.

Je kunt bij het aanmaken van de huurovereenkomst ook een aanmaakdatum instellen op D+X (waarbij X het aantal dagen is). Voorbeeld: bij een kwitantiedatum op de 1e (periode van 1 t/m 31) zorgt de instelling ‘D+20’ ervoor dat de huur 20 dagen na het begin van de periode wordt aangemaakt, dus rond de 21e.

Factuur of huurkwitantie en nummering

Bij het aanmaken van een huurovereenkomst kun je op het tabblad “Kwitanties” kiezen of het betalingsdocument wordt aangeduid als Huurkwitantie of als Factuur.

Je kunt factuurnummering inschakelen. Deze nummering kan zijn:

• Gescheiden en uniek per huurovereenkomst;
• Globaal voor de verhuurder.

Je kunt ook een prefix instellen (bijvoorbeeld FA23-), waarna automatisch een teller wordt toegevoegd.

Als je de prefix in de huurovereenkomst wijzigt, wordt de teller gereset en begint deze weer bij 1. Dit is handig als je elk jaar een nieuwe prefix gebruikt, bijvoorbeeld FA2023-, FA2024-.

Je kunt datumtags in je prefix opnemen om de nummering automatisch te laten verlopen. Deze tags worden automatisch vervangen zodra het document wordt gegenereerd.

De beschikbare tags zijn: YYYY = Jaar (2025), YY = Jaar (25), MM = Maand (10), DD = Dag (11).

• DD/MM/YYYY → 31/12/2025
• YYYY-MM-DD → 2025-12-31
• YYYY → 2025

De prefix FA-YYYY- → genereert nummers FA-2025-1, FA-2025-2, enz.

Eerste huurkwitantie bij een gedeeltelijke maand

Als je huurovereenkomst op een andere datum dan de 1e van de maand ingaat, kun je een eerste gedeeltelijke huur instellen, die geen volledige maand dekt.

Je hebt verschillende opties:

• Je kunt dit aangeven bij het aanmaken van de huurovereenkomst door de daarvoor bestemde velden in te vullen. De gedeeltelijke huur wordt dan aangemaakt bij het aanmaken van de huurovereenkomst.
• Als er al een huur is aangemaakt in de sectie “Financiën”, kun je deze aanpassen door de datums en bedragen te wijzigen.
• Je kunt ook handmatig een inkomst van het type “Huur” aanmaken in de sectie “Financiën”.

Hier is de formule om een gedeeltelijke huur te berekenen: Maandhuur / Aantal dagen in de maand x Aantal dagen bewoning.

Alternatief adres op de kwitantie

Standaard staat bij de huurder het adres van de gehuurde woning, maar soms wijkt het adres op de kwitantie af van het adres van de huurwoning.

Om een alternatief adres in te vullen, volg je deze stappen: ga naar de sectie “Huurovereenkomsten”, bewerk de betreffende huurovereenkomst, klik op het tabblad “Kwitanties” en kies daarna “Adres voor kwitantie”. Vink het vakje aan en vul het correspondentieadres van de huurder in het juiste veld in.

Een extra bedrag aan een huur toevoegen

Je kunt extra bedragen aan een huur toevoegen. Deze regels kunnen twee types hebben: “Huur” of “Kosten”, zoals schoonmaak, parkeren, belastingen en andere eenmalige betalingen.

Vul hiervoor de informatie in bij “Overige kosten”. Je kunt deze toevoegen aan een huur die al is aangemaakt in de sectie “Financiën” of op het moment dat je een huur aanmaakt. Als je ze aan een huur toevoegt, verschijnen deze bedragen op de huurovereenkomst en op alle bijbehorende kwitanties en betaalberichten.

Een betaling registreren

Zodra de huur is aangemaakt in de sectie “Financiën”, kun je één of meerdere betalingen registreren (bijvoorbeeld de betaling van de huurder of toeslagen/uitkeringen die je rechtstreeks ontvangt). Gebruik hiervoor de optie “Betaling registreren” in het actiemenu rechts.

Per geregistreerde betaling kun je de volgende gegevens invullen:

• Het bedrag,
• De betaler,
• De betaalmethode,
• De datum van ontvangst.

De huurkwitantie en het betaalbericht versturen

Huurders uitgenodigd en ingelogd op Rentila

Uitgenodigde huurders met toegang tot Rentila ontvangen automatisch een e-mailmelding (deze optie kun je in het huurdossier aan- of uitzetten) zodra hun huur is aangemaakt in de sectie “Financiën”. De e-mail bevat een directe link om het document te downloaden: het betaalbericht of de huurkwitantie.

Zodra de betaling in de sectie “Financiën” als “Betaald” is gemarkeerd, kun je de huurkwitantie ook handmatig versturen via de actie “Kwitantie versturen” rechts. Het systeem stuurt dan opnieuw de e-mailmelding met de directe downloadlink.

Huurders niet ingelogd of zonder e-mailadres

Voor huurders zonder e-mailadres of die de uitnodiging niet willen accepteren, kun je:

• Het document (betaalbericht of huurkwitantie) downloaden in PDF-formaat en per e-mail versturen via je eigen mailprogramma.
• Het document (betaalbericht of huurkwitantie) downloaden in PDF-formaat en per post versturen.

De huurkwitantie en het betaalbericht personaliseren

Je kunt je logo aanpassen en een handtekening toevoegen via de sectie “Mijn account” onder “Mijn profiel”. Als je meerdere verhuurders hebt in de sectie “Meerdere verhuurders”, dan kun je dit per verhuurder instellen in het profiel van elke verhuurder.